Digitalização de documentos

Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multi-usuário. Visa fundamentalmente, transformar os arquivos e documentos de papel que por sua própria característica, são volumosos, pesquisáveis por uma única seqüência, deterioráveis e inseguros.

A Digitalização de Documentos vêm crescendo no mercado a cada dia, apesar de ser uma tecnologia relativamente nova de grande evolução dos últimos tempos, para o armazenamento de imagens de documentos originalmente em papel. Os documentos digitalizados são transformados em matrizes de pontos, através de “leitura” por um scanner, e essas matrizes, em forma binária, são guardados em meio magnético e/ou ótico de armazenamento de dados.

Na Adm Pública Digital as imagens digitais são armazenadas nos servidores ficando assim acessíveis no site.

Arquivamentos de Documentos

Após digitalizados os documentos são disponibilizados através do site onde o sistema permite a pesquisa e a localização de dados e imagens mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e configuráveis: departamento, título do documento, nomes, datas e números, possibilitando a filtragem da pesquisa em variados níveis e atendendo características específicas.

Todo o arquivo Digitalizado também é fornecido ao cliente em CD ou DVD assim como senha e login para permissão de acesso a dados e imagens predeterminados, conforme categoria do usuário.

A inserção de dados, indexação e digitalização de documentos é realizada pelo Responsável Técnico da Adm Pública Digital.

Organização de Arquivo

A organização e informatização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas administrações, por intermédio da implantação de sistemas de organização e gerenciamento de arquivos.

Disponibilizamos ainda o acompanhamento do armazenamento da massa documental em suportes adequados (caixas – arquivo, pastas, estantes, mapotecas etc), reformulação da disposição física do arquivo e treinamento dos usuários e responsáveis.